2.5.1   Attività ed Attivazioni degli Uffici

Salvo quanto può altrimenti disporre il Sindaco (ai sensi della Delibera n. 1099 del 1999 e successive integrazioni e modifiche), il Responsabile di ogni Funzione di Supporto è individuato nel Dirigente che, nello stesso Ufficio EPC, ha competenza per quella stessa funzione in via ordinaria. Gli altri componenti della Funzione di Supporto sono i Referenti, i Dirigenti ed i Funzionari che hanno, relativamente alla Funzione di Supporto assegnata, responsabilità e competenza - sempre in via ordinaria - nell’Ufficio EPC e nelle Strutture Operative e di Supporto.
In tutti gli Stati di Attivazione, lo svolgimento delle attività è assicurato dai Responsabili e dai Referenti delle Strutture Operative comunali e di Supporto.
Il Responsabile della Funzione provvede, tramite i Referenti, alla cura della parte di competenza, agli aggiornamenti ed alla manutenzione dei dati ed informazioni.
E’ compito dei Responsabili e Referenti delle Funzioni comunicare tutte le informazioni necessarie all’Ufficio EPC per l’aggiornamento del Piano (meglio descritto nel paragrafo 5.1).
Le attività delle Funzioni di Supporto sono svolte secondo gli indirizzi operativi, funzionali ed organizzativi di questo documento in considerazione dei rischi e dell’evoluzione degli eventi, degli interventi operativi e strutturali sul territorio comunale.
Il Responsabile di ogni Funzione ha il compito di programmare, in attività ordinaria, tutte le azioni finalizzate ad aggiornare periodicamente le dotazioni tecniche e strumentali, le banche dati dei contatti e delle informazioni, al fine di renderle efficaci in emergenza.
Il coordinamento delle Funzioni negli Stati SA2 e SA3 è del Direttore dell’Ufficio EPC, che si avvale della Segreteria di Coordinamento, qualora non si sia insediato il Coordinatore del C.O.C.
Questo coordinamento avviene generalmente attraverso riunioni, presiedute dallo stesso, che si svolgono durante la gestione dell’emergenza.
Le Funzioni vengono attivate dai Responsabili tramite la Sala Operativa, secondo le procedure degli Stati SA2 e SA3, mediante comunicazione ai Referenti delle Funzioni stesse; questi ultimi assicurano immediatamente il presidio e le attività della Funzione presso l’Ufficio EPC.
Secondo le necessità, è discrezione dei Responsabili attivare o meno tutti i Referenti delle attività delle Funzioni.
I recapiti di ogni componente della Funzione sono tenuti e aggiornati dall’Ufficio Gestione Emergenze ed Eventi Straordinari tramite la Sala Operativa.
Ogni componente della Funzione è comunque tenuto a comunicare alla Sala Operativa ogni variazione di recapito.