5.1   Le modalità e gli strumenti di aggiornamento e distribuzione del Piano

Non è possibile in una unica (e prima) edizione di Piano, ricomprendere il complesso degli eventi del panorama delle emergenze che il Comune di Roma è chiamato a fronteggiare.
Altresì non può risultare definitivo o esaustivo il numero dei Presidi e delle Aree di protezione Civile censito al fine di soddisfare le attività di controllo del territorio, di logistica dei soccorsi e di assistenza alla popolazione, dato il numero di abitanti e soccorritori che il Comune è chiamato a sostenere in caso di grande evento emergenziale. Egualmente, le procedure hanno bisogno di un continuo aggiornamento e implementazione da parte degli operatori che le attivano o che ne sono inclusi.
Questo Piano di Emergenza è concepito quindi come strumento evolutivo di pianificazione e attuazione delle attività finalizzate alla risposta operativa del Comune in situazioni di emergenza ed assegna, per soddisfare la necessità di operare risposte rapide in tempi certi, precisi compiti e responsabilità di sviluppo e mantenimento (nelle Funzioni di Supporto) agli Uffici e Servizi dell’Ufficio EPC e delle Strutture Operative Comunali e di Supporto nell’ambito dell’espletamento dell’attività ordinaria di competenza.

Tra questi compiti rientra, per tutte le componenti coinvolte, quella di revisione ed aggiornamento dell’intero documento di Piano entro il mese di gennaio di ogni anno solare.
Le Funzioni di Supporto indicate nel Piano, di cui fanno parte gli Uffici e Servizi dell’Ufficio EPC e delle Strutture Operative Comunali e di Supporto, programmano e attuano tramite i propri Responsabili e Referenti tutte le azioni finalizzate a sviluppare e revisionare periodicamente gli scenari di rischio e di intervento, le procedure operative e le banche dati dei contatti, al fine di renderle efficaci in emergenza.
L’Ufficio Extradipartimentale di Protezione Civile, tramite i Responsabili ed i Referenti delle Funzioni di Supporto individuati al proprio interno, provvede ad ogni azione di sostegno -nei confronti degli altri Referenti di Funzione e delle Strutture Operative Comunali e di Supporto- necessaria alla promozione, implementazione e aggiornamento del “Piano Generale di Emergenza di Protezione Civile”.
L’Unità Organizzativa di Previsione e Prevenzione dei Rischi - Pianificazione dell’Emergenza (U.O.I) e l’Unità Organizzativa di Gestione dell’Emergenze ed Eventi Straordinari (U.O.II) dell’Ufficio EPC provvedono al compito di organizzare congiuntamente l’aggiornamento del documento del Piano completo di testi, tavole, dati e di renderlo fruibile in formato elettronico sia nell’ambito dei sistemi informativi in uso presso l’Ufficio EPC, sia per la successiva pubblicazione (a tale scopo i testi dovranno essere in formato word o compatibile ed i file di rappresentazione geo-cartografica in formato Shp e Dwg).

Alla Direzione dell’Ufficio EPC, spetta il compito di provvedere ad organizzare le revisioni prodotte per la pubblicazione Web e Web-GIS tramite il sito www.protezionecivilecomuneroma.it ed il portale www.comune.roma.it, informando tutte le componenti coinvolte nel Piano dell’avvenuta pubblicazione aggiornata.